A. Datenschutz-Richtlinie

 

Revisions-Stand 05/2018

EFFEKT Unternehmensgruppe
Gebrüder-Pauken-Str. 16 / 16A
56218 Mülheim-Kärlich
Telefon: 02630 / 96238 - 0
E-Mail: datenschutz@ea-g.de

Soweit wir nach Maßgabe der Art. 37 – 39 DS-GVO / § 38 BDSGneu einen Datenschutzbeauftragten benannt haben, handelt es sich um

René Zerwas

Dieser nimmt die ihm aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seiner Fachkunde wahr. Für Meldungen, Auskünfte etc. gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden ist der DSB zuständig. Die Unternehmensabteilungen stellen die hierfür erforderlichen Informationen, Unterlagen, etc. zur Verfügung. Gleiches gilt für Anfragen, Beschwerden oder Auskunftsersuchen.

Sie haben Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Für unser Unternehmen ist dies:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Tel. 06131 208-2449
Fax 06131 208-2449
https://www.datenschutz.rlp.de

Eine Datenübermittlung findet an Versicherer/ Dienstleister statt, um den von Ihnen gewünschten Versicherungsschutz einzudecken. Des Weiteren an öffentliche Stellen und Institutionen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Übersicht über die vorgestellten Geschäftspartner sowie Versicherer händigen wir auf Wunsch aus.

 

1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die entsprechenden Verantwortlichkeiten beim obengenannten Unternehmen (und seiner/n Niederlassung/en) auf Basis der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung dieser Richtlinie verpflichtet.

Sie richtet sich insbesondere an:

Mitarbeiter, Kunden und Interessenten, Versicherer und Dienstleister.

Hierbei gelten folgende Grundsätze:

§ Wahrung der Persönlichkeitsrechte

§ Zweckbindung personenbezogener Daten

§ Transparenz

§ Datenvermeidung und Datensparsamkeit

§ Sachliche Richtigkeit/Aktualität der Daten

§ Vertraulichkeit bei der Datenverarbeitung

§ Sicherheit bei der Datenverarbeitung

§ Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von Daten auf Anforderung

2. Begriffsdefinitionen (Art. 4 DS-GVO)

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name, Vorname, Geburtstag, Adressdaten, Vertragsdaten, E-Mail-Inhalte.
Besondere personenbezogene Daten sind Angaben über rassische, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, sowie wirtschaftliche Verhältnisse.

Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt.

3. Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten (Art.5 + 6 DS-GVO)

Das Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten in unserem Unternehmen geschieht auf Basis des von uns verwendeten Maklerauftrages und den mitgeltenden Dokumenten (wie z.B. Maklervollmacht, Einwilligung zur Datenverarbeitung, die separat unterzeichnet werden).
Ohne eine konkrete Beauftragung und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch unsere Kunden werden wir nicht tätig (bei Kindern und Jugendlichen wird die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten erteilt).
Wir dokumentieren unsere Tätigkeit umfänglich über unser Maklerverwaltungsprogramm und halten konkrete Verfahrensanweisungen für die Ausführung unserer Aufträge vor. Profiling findet in unserem Unternehmen nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken verarbeitet.

Die Daten unserer Kunden werden nach Kündigung des Maklervertrages nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen zu gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen gelöscht. Die Fristen können zur Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen entsprechend verlängert werden. An Stelle der Löschung tritt die Einschränkung der Verarbeitung.

4. Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter werden bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Verschwiegenheit und der Einhaltung der Arbeitsanweisungen sowie dieser Richtlinie verpflichtet. Die Verpflichtung wird jährlich erneuert.

5. Verarbeitungsübersichten (Art. 30 DS-GVO)

Mittels interner Verfahrensübersichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) schaffen wir Transparenz innerhalb des Unternehmens und überprüfen, ob unsere Verfahren besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen und damit einer Vorabkontrolle/ Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen. Es besteht die Verpflichtung, diese Übersichten vorzuhalten für eine Einsichtnahme durch die Behörden.

6. Beschaffung von Hard- und Software

Sämtliche für unsere Arbeitsabläufe notwendige Hardware (Rechner, Bildschirme, Tastatur, Maus und Peripheriegeräte wie Scanner oder Drucker) wird nach internen Richtlinien gesteuert. Die Rechner werden für die Mitarbeiter bereits konfiguriert und mit den entsprechenden Programmen, die wir im Standard nutzen, ausgestattet. Weitere Software darf nur in Absprache mit der Geschäftsführung installiert werden.

7. Passwortrichtlinien

Um die Zugriffe zu unseren Systemen sicher zu gestalten, ist eine individuelle Authentifizierung notwendig. Für diese wurden interne Regelungen getroffen, an die sich alle Beteiligten halten müssen.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir ergreifen alle uns möglichen Maßnahmen, die nach dem aktuellen Stand der Technik, sowie organisatorisch dazu geeignet sind, um Unbefugten keinen Zugriff auf die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewähren. Dazu führen wir separate Aufzeichnungen, um die Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung zu dokumentieren.

Eine Übermittlung in Drittländer ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant.

9. Rechte von Betroffenen (Art. 12 -23 DS-GVO)

1. Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher Herkunft über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem jeweils anzuwendenden Arbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.

2. Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.

3. Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.

4. Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt¬ und Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die Daten für die Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) werden.

5. Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden.

6. Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten mit Wirkung auf die Zukunft, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.

7. Der Betroffene hat ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet das Recht, die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Freiheiten und Rechtet anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

8. Der Betroffene hat ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Kontaktdaten finden Sie zu Beginn der Beschreibung unserer Datenschutzorganisation.

10. Verfahren bei "Datenpannen" (Art. 33 DS-GVO)

Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder dem DSB unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Die verantwortliche Führungskraft ist verpflichtet, den DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.

In Fällen von unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder bei Verlust personenbezogener Daten sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.

 

B. Erklärung zum Schutz Ihrer Daten beim Besuch unserer Homepage

In Server-Logfiles werden statistische Informationen wie z.B. aufgerufene Seiten, benutztes Betriebssystem und Browsertyp, verwendete IP, Zugriffsdatum und -uhrzeit gespeichert. Diese Informationen haben keinen Personenbezug.

1. Formulare

Auf unserer Internetseite können Sie für die elektrische Kontaktaufnahme das Kontaktformular nutzen. Geben Sie Ihre persönlichen Daten wie beispielsweise Name, Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung oder sonstige Daten z.B. zur Erstellung eines Angebots oder Meldung eines Schaden in ein Formular ein, werden diese von uns gespeichert und ausschließlich zu diesen Zwecken verarbeitet.
Persönliche Daten über Minderjährige erheben wir wissentlich nur bei Erziehungsberechtigten und nur, wenn und soweit die personenbezogene Verarbeitung und Nutzung zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

2. Einbindung und Verwendung von Inhalten Dritter

In unserer Webseite können Inhalte von Dritten, insbesondere Angebotsprogramme, Vergleichsrechner und Produktangebote z. B. von Versicherern eingebunden sein. Diese Inhalte können im Design unseres Internetauftritts sein.
Für diese Inhalte gelten die Datenschutzerklärungen des Dritten, welche an der entsprechenden Stelle verlinkt sind, bzw. im Internetauftritt des Dritten ersichtlich sind.

3. Cookies

3.1 Was sind Cookies?

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internet-Browsers auf Ihrem Rechner abgelegt werden.

3.2 Arten von Cookies

Session Cookies: Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies", da diese der am wenigsten störende Typ von Cookie sind. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs auf unserer Website automatisch gelöscht. 

Persistente Cookies: Diese Art von Cookie bleibt auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihrem Browser beim nächsten Besuch wieder zu erkennen. Die Cookies werden jedes Mal aktiviert, wenn Sie unsere Website besuchen.

3.3 Ist es notwendig Cookies zu akzeptieren?

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Es können möglicherweise nicht alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden.

Sollten Sie dennoch nicht wünschen, dass Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert werden, bitten wir Sie die entsprechende Option in den Systemeinstellungen Ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. 

3. Google-Analytics

Unsere Internetseite nutzt die Funktionen des Dienstes Google-Analytics. Anbieter dieses Dienstes ist die Google Inkorporation, 1600 Amphitheater, Parkway Mounten View, CA 94043 USA.

Auch Google Analytics verwendet die so genannten Cookies. Insoweit dürfen wir zur Vermeidung von Wiederholungen auf den oberen Punkt “Cookies” der Datenerklärung verweisen. Die durch die Cookies von Google Analytics erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Webseiten werden dann in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben auf unserer Website die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dies bedeutet, dass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedsstaaten der europäischen Union oder in anderen Vertragssaaten über den europäischen Wirtschafstraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt ist. Lediglich in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und erst dort gekürzt. Google wird diese Informationen in unserem Auftrag benutzen, um die von Ihnen vorgenommene Nutzung unserer Website auszuwerten, um Berichte über die Aktivitäten auf der Website zusammenzustellen und der weiteren mit der Nutzung unserer Webseiten und der Internetnutzung verbundenen Dienstleistungen uns gegenüber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics übermittelte IP-Adresse wird dabei nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der entsprechenden Datenschutzerklärung von Google: support.google.com/analytics/answer/600425.

Weiterhin ist es so, dass unsere Webseite die Funktion von Google Analytics namens demografische Merkmale nutzt. Dies bedeutet, dass Berichte erstellt werden können, welche Aussagen zu Alter, Geschlecht und Interessen der Seitenbesucher enthalten. Diese Daten resultieren aus internetbezogener Werbung von Google sowie aus Besucherdaten von Drittanbietern. Die Daten können keiner bestimmten Person zugeordnet werde. Wir weisen insoweit daraufhin, dass diese Funktion jederzeit über die Anzeigeneinstellungen in Ihrem Google-Konto deaktiviert werden kann. Darüber hinaus gilt der unten stehende Punkt “Widerspruch gegen Datenerfassung”.

Widerspruch gegen Datenerfassung 
Wir weisen darauf hin, dass Sie die Erfassung Ihre Daten durch Google-Analytics verhindern können, in dem Sie auf folgenden Link klicken. In diesem Fall wird ein entsprechender Cookie aktiviert, welcher die Erfassung Ihrer Daten bei künftigen Besuchen unserer Webseite verhindert. Google Analytics deaktivieren

Sie können die Speicherung der Cookies durch Google Analytics auch durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wie bereits unter dem Punkt “Cookies” kann dies jedoch dazu führen, dass Sie dann ggf. nicht sämtliche Funktionen unserer Webseite voll nutzen können. Darüber hinaus können Sie die Erfassung der durch Google Analytics erzeugten Daten (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google selbst verhindern. Hierfür benötigen Sie einen speziellen Browser – Plug-In, den Sie unter dem folgenden Link downloaden und installieren können: tools.google.com/delpage/gaoptuut=

C. Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung und Kontaktaufnahme

Um für Sie tätig werden zu können, müssen wir Daten von Ihnen erfassen, speichern und an Dritte weitergeben.

Oft ist es auch erforderlich, dass wir Sie betreffende Daten von Dritten anfordern. Im Rahmen der gegebenen Vollmacht werden wir auch den jeweiligen Datenschutzbestimmungen von Dritten in Ihrem Namen zustimmen.

Sie können diese Einwilligungen jeweils einzeln erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beachten Sie bitte, dass wir dann ggfs. nicht mehr für sie tätig sein können.

Weiterreichende Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzrichtlinie.

Einwilligung zur Erfassung und Anforderung von Daten
Sie willigen ein, dass wir Daten von Ihnen erheben und von Dritten anfordern.

Einwilligung zur Speicherung von Daten
Sie willigen ein, dass wir die erfassten und angeforderten Daten im erforderlichen Umfang speichern und verarbeiten bzw. von berechtigten Dritten speichern und verarbeiten lassen.

Einwilligung zur Weitergabe von Daten
Sie willigen ein, dass wir Daten im erforderlichen Rahmen an Dritte weitergeben. Eine Übersicht potenzieller Empfänger können Sie der Geschäftspartnerübersicht entnehmen. Auf Anfrage erhalten Sie selbstverständlich auch Auskunft, an wen tatsächlich Sie betreffende Daten von uns übermittelt wurden.

Einwilligung zur Kontaktaufnahme/Werbung
Kundeninformation und Werbung lassen sich nicht voneinander trennen. Haben Sie die Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme über die Formulare genutzt, werden wir die übermittelten Kontaktdaten nutzen, um Ihnen eine Rückmeldung zu Ihrer Anfrage zu geben. Deshalb benötigen wir Ihr Einverständnis um unsere Tätigkeit ausüben zu können.

 

D. Änderungen innerhalb der Datenschutz-Richtlinie

Wir behalten uns vor, die Datenschutz-Richtlinie bei Bedarf anzupassen, damit diese den aktuellen rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht. Diese gelten dann bei einem erneuten Besuch. Auf eine Änderung weisen wir durch den Revisionsstand hin.